Во многих странах по закону водители обязаны иметь действительные документы для работы.
Проверка срока действия документов - это важный механизм, который позволяет убедиться в том, что документы водителя не просрочены и он может легально выполнять свою работу.
Если вы хотите включить функцию “Проверка срока действия документов”, попросите добавить поле “Дата окончания” для каждого обязательного документа с ограниченным периодом действия.
Если для документа добавлен атрибут “Дата окончания”, в My Hub и мобильных приложениях появляется дополнительное обязательное поле “Дата окончания”. Это поле может быть добавлено как для текстовых документов, так и для изображений.
В мобильных приложениях и в My Hub поле “Дата окончания” отображается в виде календаря для выбора даты.
Когда водитель регистрируется в компании, он должен загрузить все обязательные документы и в соответствующем поле указать дату, когда истекает срок действия каждого документа.
После того как водитель через приложение отправил все документы, компания должна вручную проверить их действительность в профиле водителя в My Hub.
У водителя, чьи документы ожидают проверки и подтверждения, статус профиля будет “В ожидании активации”, а статус документов в поле “Действие документов” - “Ожидают рассмотрения”.
Если все документы действительны и указанные даты корректны, компания может активировать водителя, вручную изменив его статус на “Активирован”. После активации статус документов в поле “Действие документов” в профиле водителя в My Hub автоматически меняется на “Действительные”.
Менеджер с соответствующим уровнем доступа может редактировать все документы водителя со сроком действия напрямую в профиле водителя в My Hub.
ВАЖНО
Водитель или менеджер не может добавить документ, если до окончания его срока действия осталось 7 дней или меньше. Такие даты недоступны для выбора в календаре.
Для этого достаточно отфильтровать водителей по статусу “Ожидают рассмотрения” в параметре “Действие документов” и просмотреть все профили, где документы требуют проверки.
Чтобы помочь водителю следить за сроками действия своих документов, компания может настроить “Правила истечения действия документов” в разделе “Настройки водителя”.
В “Правилах истечения действия документов” компания может указать, за сколько дней до истечения действия документа водитель будет получать push-уведомления:
первый раз - первое предупреждение
второй раз - второе предупреждение
третий раз - предупреждение о скорой деактивации
“Правила истечения действия документов” имеют следующие параметры по умолчанию:
первое предупреждение - за 30 дней
второе предупреждение - за 8 дней
предупреждение о деактивации - за 7 дней
Если хотя бы один документ водителя приближается к окончанию срока действия (по умолчанию - 30 дней), статус документов в поле “Действие документов” в его профиле в My hub меняется на “Срок истекает”. Менеджер компании может отфильтровать водителей с этим статусом, связаться с ними и уведомить лично.
Если хотя бы один документ водителя истек, статус документов в поле “Действие документов” в его профиле в My hub меняется на “Срок истек”, а профиль водителя автоматически деактивируется - статус меняется на “В ожидании активации”.
Если водитель в статусе “В ожидании активации”:
имеет несколько просроченных документов
загрузит хотя бы один новый документ
но все еще имеет один или более просроченных документов
то статус документов в поле “Действие документов” в его профиле в My hub остается “Срок истек”. Только после обновления всех просроченных документов статус изменится на “Ожидают рассмотрения”.
Документ с истекшим сроком действия помечен статусом “Срок истек” в профиле водителя в My Hub.
Просроченные документы удаляются из профиля водителя. Чтобы пройти повторную активацию, водитель должен обновить просроченные обязательные документы через свое приложение и повторно отправить профиль на рассмотрение.
После того как новые документы добавлены, водитель должен дождаться, пока компания проверит их и активирует профиль.
Компания может быстро просмотреть всех водителей, которые обновили просроченные документы. Для этого нужно нажать на “Проверить водителей” в желтом уведомлении в верхней части My Hub - откроется фильтр со всеми профилями в статусе “Ожидают рассмотрения”.
Если водитель редактирует уже подтвержденные документы, статус документов в поле “Действие документов” в его профиле в My Hub изменится на “Ожидают рассмотрения”, а его профиль перейдет в статус “В ожидании активации”. Таким образом, компании снова необходимо проверить документы и повторно активировать профиль.
Учтите, что даже если в разделе “Настройки водителей” опция “Разрешить водителям редактировать свои данные” отключена, водители все равно смогут редактировать или заново добавлять документы со сроком действия.
Срок действия документов учитывается при массовых действиях с профилями водителей. Поэтому, если в каких-либо профилях есть документы в статусе “Ожидают рассмотрения” или “Срок истек”, такие профили не будут активированы.
Надеемся, теперь вам станет проще поддерживать документы водителей в порядке!
